Privacy en cookies

Privacyverklaring Buro de Haan
versie augustus 2020

Inleiding en definities

Voor Buro de Haan zijn de vertrouwelijke omgang met de gegevens van opdrachtgevers en privacy belangrijke onderwerpen. In deze verklaring leest u hoe Buro de Haan met uw privacy omgaat en wat uw belangrijkste rechten zijn.

Buro de Haan kan deze verklaring wijzigen indien nieuwe ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Op de website van Buro de Haan vindt u altijd de meest actuele verklaring. De laatste versie is aangepast op 18 augustus 2020. Raadpleeg regelmatig de website om op de hoogte te blijven van wijzigingen.

Definities
Met ‘Buro de Haan’ wordt bedoeld: Buro de Haan B.V., statutair gevestigd en kantoorhoudende te Achthoevenweg 34 te Staphorst, ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 68364881.

Wanneer wordt gesproken over ‘we’ of ‘wij’, dan wordt daarmee de medewerkers van Buro de Haan bedoeld.

Als er wordt gesproken over ‘de website’, wordt daarmee de websites van Buro de Haan bedoeld: www.bdh.nl en www.werkenbijbdh.nl

Wie is de verantwoordelijke?
Buro de Haan is de verantwoordelijke voor het verwerken van de persoonsgegevens in de zin van de wet.

Wanneer is deze verklaring van toepassing?
Deze verklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Buro de Haan verzamelt en verwerkt van bezoekers van de website, de (potentiële) afnemers van diensten en producten van Buro de Haan en van sollicitanten. Door gebruik te maken van de website en/of de diensten en producten van Buro de Haan geef je toestemming voor verwerking van jouw persoonsgegevens volgens deze verklaring.

Welke gegevens verzamelt Buro de Haan en waarvoor?
Algemene personaliagegevens
Wanneer u zich meldt bij Buro de Haan met een vraag, sollicitatie of ander bericht, verwerkt Buro de Haan uw bedrijfsnaam (voor zover aanwezig), naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer en, wanneer aanwezig, KvK-nummer en BTW-nummer. Ook verwerkt Buro de Haan mogelijk documenten en gegevens van het Kadaster. Deze gegevens verwerkt Buro de Haan om adequaat op uw vraag of bericht te kunnen reageren en om de overeenkomst van opdracht uit te kunnen voeren.

Wettelijke identificatie
Buro de Haan is wettelijk verplicht haar cliënten te identificeren. Bij aanvaarding van de opdracht vergewist Buro de Haan zich van de identiteit van de cliënt en in voorkomend geval tevens van de identiteit van de tussenpersoon die de opdracht namens de cliënt verstrekt.

Aanvullende identificatie Wwft
Op bepaalde diensten door Buro de Haan is de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) van toepassing. De Wwft bevat zowel de verplichting tot het doen van cliëntenonderzoek als de verplichting een (voorgenomen) ongebruikelijke transactie te melden. Uitgangspunt van de wet is de risicogebaseerde benadering van de naleving van de wet. In het kader van de verplichtingen onder de Wwft verzamelt Buro de Haan onder meer de gegevens uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel, de oprichtingsakte en statuten (voor zover van toepassing) en bewaart Buro de Haan een kopie van het identiteitsbewijs, een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel, de statuten en de oprichtingsakte, het voorgaande zowel van de opdrachtgever, de eventuele vertegenwoordiger, als van eventuele groepsmaatschappijen en de uiteindelijk belanghebbende (UBO).

Bezoek aan de website
Wanneer u de website bezoekt, verzamelt Buro de Haan gegevens over uw bezoek aan de website.

Aanvullende persoonsgegevens
Welke persoonsgegevens Buro de Haan verder verwerkt, hangt af van de precieze dienst en omstandigheden. Veelal gaat het om de volgende gegevens/documenten:

  • financiële gegevens die voor het uitvoeren van de overeenkomst nodig zijn;
  • huwelijkse staat, gegevens partner en eventuele informatie over kinderen (voor zover nodig voor bijvoorbeeld fiscale aangiften);
  • bankrekeningnummer;

Doeleinden verwerking persoonsgegevens
Buro de Haan verwerkt persoonsgegevens, omdat het noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst en omdat de autoriteiten (zoals de Belastingdienst)/de wettelijke regels dat van Buro de Haan eisen, en verdere gegevens als u ons daar toestemming voor hebt gegeven. Indien wij uw gegevens verwerken op grond van uw toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde weer intrekken.

Hoe lang bewaren wij de persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan redelijkerwijs noodzakelijk gezien de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. In de wet staan niet voor alle soorten persoonsgegevens exacte voorschriften voor bewaartermijnen. Buro de Haan hanteert daarom de volgende criteria voor bewaartermijnen:

  • bestaat er een wettelijke plicht om de persoonsgegevens te bewaren? Dan wordt die termijn gevolgd. Denk aan fiscale regelgeving over het bewaren van de administratie of het bijhouden van bewijs dat voldaan is aan de Wwft;
  • welke wensen heeft de betrokkene? Sommige cliënten geven bijvoorbeeld aan graag geïnformeerd te willen worden over nieuwe ontwikkelingen. Dan bewaart Buro de Haan de persoonsgegevens net zo lang als nodig is om aan deze wens te voldoen;
  • zijn de gegevens nog nodig voor de uitvoering van de overeenkomst?

U kunt Buro de Haan op ieder moment verzoeken om gegevens te verwijderen of aan te passen.

Buro de Haan kan ervoor kiezen om bepaalde persoonsgegevens niet (direct) te verwijderen, indien dit gezien wettelijke bewaartermijnen niet toegestaan of niet wenselijk is, en het bewaren van deze gegevens geen onevenredige inbreuk maakt op uw privacy.

Welke partijen hebben toegang tot welke persoonsgegevens?
Het is mogelijk dat Buro de Haan bij het uitvoeren van haar diensten bepaalde persoonsgegevens deelt met derde partijen. Deze partijen zijn:

  • derde partijen die Buro de Haan inschakelt of benadert bij de uitvoering van de overeenkomst, zoals postverwerkers, bezorgdiensten, deurwaarders, gerechtelijke colleges, notarissen, accountants, leverenciers, etc.;
  • IT-partners die zorgen voor hosting en onderhoud van de website en die zorgdragen voor de ICT-infrastructuur van Buro de Haan;
  • het incasso- en/of deurwaarderskantoor dat Buro de Haan inschakelt voor de incasso van haar vorderingen op de betreffende cliënt;
  • toezichthouders en opsporingsinstanties, wanneer deze gerechtigd zijn tot ontvangst van de gegevens;
  • andere partners waarvan Buro de Haan cookies, plug-ins, applicaties en/of andere software gebruikt op de website.

Buro de Haan waarborgt indien redelijkerwijs mogelijk dat deze derden de gegevens verwerken in overeenstemming met deze verklaring en slechts gebruiken voor het overeengekomen doel.

Buro de Haan verkoopt of verspreidt uw persoonsgegevens nooit zonder uw toestemming aan derden die als doel hebben de gegevens te gebruiken voor direct marketing.

Hoe worden uw persoonsgegevens beschermd?
Buro de Haan gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging of onrechtmatig gebruik, die gezien de daarmee gemoeide kosten en de aard van de persoonsgegevens redelijk zijn.

Welke cookies gebruikt Buro de Haan?

Inzage, correctie en verwijdering
U mag Buro de Haan te allen tijde inzage verzoeken in uw persoonsgegevens. Ook kunt u Buro de Haan verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze onjuist, onvolledig of irrelevant zijn, of anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Heeft u toestemming gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens, dan heeft u het recht deze toestemming in te trekken. Ook heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Wanneer u klachten hebt over de manier waarop Buro de Haan met uw gegevens omgaat, laat ons dit dan weten, zodat wij hiermee aan de slag kunnen. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen, bezwaren en verzoeken tot bijvoorbeeld inzage, correctie en/of verwijdering van persoonsgegevens kunnen worden verstuurd naar:

Buro de Haan B.V.
Achthoevenweg 34A
7951 SK Staphorst
E-mail: info@bdh.nl
Tel: 0522-468127